Loading...
HomeMy WebLinkAboutMinutes - Compensation Policy Committee - 04/18/2022 -    Compensation Policy Committee  April 18, 2022, 3:30 – 4:30 p.m.  Approved Meeting Minutes    Members in attendance: Councilmember Susan Gutowsky; Councilmember Shirley Peel; Councilmember  Julie Pignataro, Chair  Staff in attendance: Kelly DiMartino, Interim City Manager; Kyle Stannert, Deputy City Manager; Teresa  Roche, Human Resources; Carrie Daggett, City Attorney; Kelley Vodden, Director of Compensation,  Benefits, and Wellness; Melanie Clark, Executive Administrative Assistant; Wendy Bricher Finance  Analyst; Steve Engemoen, Senior Compensation Analyst  Presenter in attendance: Brian Wilkerson, hrQ  The Compensation Policy Committee (Committee) meeting was held on April 18, 2022, virtually through  a Zoom webinar.  Agenda   Call Meeting to Order   Approve Minutes from March 21, 2022   Discussion Items:  o Review hrQ Presentation on Updated Analysis on Council Pay and Benefits o Decide on the next steps  Adjournment    Next Meeting: May 24, 2022, 3:30 to 4:30 p.m.    The meeting began at 3.36 p.m.    Councilmember Shirley Peel moved to approve the minutes from March 21, 2022. Councilmember Julie  Pignataro seconded the motion. Approval was 3‐0.    Bottom line: The committee appreciated the analysis and asked for additional information. They wanted  time to reflect on what they believe the subsequent right actions are for Council to consider, and the  topic is on the May meeting.     Brian Wilkerson shared the results of the City Council Compensation and Benefits Benchmark Study. The  comparison survey included peer cities as well as front‐range cities.     Brian shared annual compensation comparisons for the Mayor. He explained that there was no  correlation found between a city's population or area size to the number of Councilmembers. Colorado  Springs was not included due to the different form of government.        Councilmember Pignataro asked why they chose the median instead of the mean data. She stated that it  would be helpful to see everything. Brian explained that the statisticians felt the median was a more  accurate reflection of the date.; however, he will gladly update the slides.     Councilmember Pignataro did not see the number of constituents per Councilmember in the data. Brian  shared that they did not find consistent data or a typical pattern identified.    Brian shared that Fort Collins has the lowest compensation level for City Council among the peer cities in  the study, and two cities along the front range are lower than Fort Collins. The survey also showed that  four cities report a higher salary for the Mayor Pro Tem than other Councilmembers. Fort Collins is also  unique in that community members must vote on changes to how the salaries are considered for  Council compensation. Councilmember Gutowsky had asked earlier what the current method was, and  Teresa researched this. She shared that Charter Article II Section 3 provides an annual compensation  adjustment for the Mayor and Council based on changes to the Consumer Price Index Urban (CPI‐U) and  shared she has the salary data from 2011 through 2022 if anyone is interested.    The survey found that Fort Collins is in alignment with expense reimbursements.    Participation in benefits was available in five peer cities and three Front Range cities. In almost all cases,  the elected officials did not take advantage of the benefits. Additionally, other benefits beyond the  employee offerings were not found.    Councilmember Pignataro asked about the cost of healthcare for City employees. She asked if any of the  benefits allowed for an expanded family or if it was only for the individual. Brian stated that from what  he could remember, they offered to the Councilmember only, and the trend was they paid the entire  cost of the premium.    Councilmember Susan Gutowsky believed that it would be awkward if the benefit totaled their full  compensation and that it would end once their term ended. Teresa shared under the Consolidated  Omnibus Budget Reconciliation Act (COBRA) that health coverage starts from the date the covered  employee's health insurance ends and, depending on the type of qualifying event, may last for 18  months, 29 months, or 36 months.    Brian shared they found that discussions about pay often triggered broader conversations in the  community regarding Council duties and accountabilities. He explained that the responsibilities of the  Mayor and City Council are most often outlined in the City Charter and noted several cities have gone to  the effort of expanding on those outlines and have listed specific duties, requirements, and expectations  of the roles in either job descriptions, a manual or brochure.     Teresa explained that Brian had shared a couple of position descriptions he received as part of having  these conversations and is happy to share these if there was interest.    Councilmember Gutowsky believes that it would be helpful to have an expanded list of duties for future  Councilmembers and will be asking that Council do this. Brian shared that most who went through this      process felt like it was a worthwhile exercise and found conversations with members of the public were  helpful.    Councilmember Shirley Peel asked what led to the decision in November 2010 for the Colorado Springs  community to vote to change the form of our city government from a council‐manager form of  government to a council‐mayor structure. Brian shared that he believes the population size may have  had something to do with it, though Kyle Stannert explained he was not aware of the population being a  trigger that led to this change by the voters.    Teresa asked the committee members what they wanted to consider with this information.    Councilmember Pignataro stated that she is interested in getting a more diverse Council in the future  and was hoping the survey would bring forward more concrete conclusions. She is not sure where she  wants to go from here.     Councilmember Peel shared that she went into this with the idea of making it feasible for more people  to be able to serve on the Council. She is disappointed by the results. Councilmember Peel feels that it  has highlighted the need to have a job description to point out the time it takes and the expectations.     Councilmember Peel shared that Colorado Springs is an interesting idea and wondered at what point we  need a stronger Mayor form of government. She feels that being on Council is a full‐time job.    Councilmember Pignataro stated they might want to consider when other communities have  transitioned to a strong mayor form of government.    Councilmember Gutowsky is not supportive of the idea of benefits and is uncomfortable with the  assumptions that if more pay or benefits were offered, it would bring more diversity to Council and who  is running. She believes that knowing Councilmembers' requirements and letting people know they can  make it work would be a draw for people. She would like to consider making the campaign process  shorter and lowering costs.    Councilmember Pignataro clarified that she did not mean to imply that benefits would draw diversity to  the Council. She was coming from her personal experience with being on Council.    Councilmember Gutowsky wants to be sure their salary is not such that the community expects full‐time  work from Councilmembers.     Councilmember Pignataro would like to touch base on this again in May.    The meeting adjourned at 4:30 p.m.